Columnas

Claves para lograr una comunicación efectiva en la empresa

La comunicación es vital para el conocimiento de las ideas de la gerencia y que éstas se transmitan a los diferentes departamentos de la organización.

Por Salvador Aparicio, Ingeniero Comercial

La finalidad de la comunicación en cualquier organización es transmitir un mensaje a un destino y que éste lo entienda. Lo anterior parece muy sencillo pero no siempre se logra ya que en más de una ocasión se entrega información y no se comprueba que quien la reciba realmente entienda lo que se quiso transmitir.

La comunicación es vital para el conocimiento de las ideas de la gerencia y que éstas se transmitan a los diferentes departamentos de la organización, además está presente en todos los pasos del proceso administrativo de una empresa (planificación, organización, dirección y control), es decir, es transversal y de importancia para todas las actividades que desarrolle la empresa.

La comunicación es fundamental para:

  • Determinar y dar a conocer los objetivos de la empresa.
  • Planificar que se logren los objetivos.
  • Ordenar los recursos humanos o gestión del talento para el cumplimiento de metas.
  • Seleccionar al personal que trabajará en la empresa.
  • Dirigir y motivar a sus miembros.
  • Realizar con efectividad las actividades de sus departamentos.
  • Controlar la totalidad de las actividades que se desarrollen en la organización.

Además de lo anterior, es primordial para entender y enfrentar con éxito los factores externos que están presentes en el desarrollo de un negocio, como los que se estudian en una análisis PESTA (factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos y por último los medio ambientales), es decir, nos permitirá transmitir y conocer información para una acertada toma de decisiones.

Las etapas o partes del proceso de comunicación son esencialmente tres: la idea, la transmisión del mensaje y la recepción, etapas que en todo momento son acompañadas por la respectiva retroalimentación para indicar si se ha entendido o no el mensaje.

Para lograr que la información transmitida llegue efectivamente a sus destinatarios y se entienda, se recomienda tener en consideración las siguientes claves:

  • El emisor, siempre debe transmitir ideas claras.
  • La transmisión del mensaje o de la idea debe hacerse de manera sencilla y oportuna.
  •  El receptor debe comprender la idea transmitida y de lo contrario pedir al emisor que le entregue el máximo de información para su mejor comprensión.
  • Lograr la integración y entendimiento de las actividades de cada departamento de la empresa para conocer realmente lo que cada uno está realizando en beneficio del cumplimiento de los objetivos y metas de la organización.
  • Evitar con ello pérdida de esfuerzos, recursos, tiempo y descoordinaciones por no saber qué pasa en la empresa.

Las claves dadas a conocer nos permitirán realzar las actividades con seguridad, conocer los problemas, fortalezas y debilidades en los tiempos dispuestos, además de estar atentos a todo lo que ocurre en la empresa con la única finalidad de lograr sus metas y seguir vigentes en mercados cada vez más competitivos y volátiles.

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